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如何寫好商務郵件,怎樣保證英語郵件的規范和正式

在現代職場中,郵件已成為正式交流的主要渠道,而英語郵件的寫作也逐漸成為工作中的必備技能,那用英語寫郵件需要注意哪些事項,怎樣才能保證英語郵件的規范和正式呢?

首先你得先知道商務英文電子郵件各組成部分的寫作,電子郵件已形成比較統一、固定的寫作格式,其各組成部分的寫作方法如下:

地址欄(To)電子郵件的地址,包括寫信人地址、收信人地址、抄送收信人地址、密送收信人地址,這四部分無需填寫繁雜的郵政地址,只需填入相應的電子郵件地址即可,而且并非每一項都要填,若收信人只有一個,就不需填寫其他收信人的電子郵件地址,處理比一般信件要簡單得多。

主題摘要欄(Subject)郵件的標題應當簡潔明了。郵件標題是郵件主要內容的濃縮,是讀者瀏覽信箱時決定是否閱讀該郵件的根據。簡潔明了的主題內容可起到索引的作用,便于收件者以后在大量的郵件中查出相關的郵件。郵件標題選擇的合適與否將影響到讀者處理信件的效率。因此,為了確保收信人能及時閱讀郵件,郵件的標題不僅要引人注目,而且應該言簡意賅。另外,標題應該用名詞短語或動名詞短語,如:“Your Meeting in California”,“Your Order”,“Mrs. Jones”,“weekly Sales Meeting”等標題都信息明確、一目了然。

稱呼(Salutation)商務英文電子郵件通常用較正式的稱呼,如:Dear+對方的姓氏,有時可以省去Dear,直呼對方的名或姓,或者用隨意的稱呼,如:“Hi,Johnson”,“Hi,Davis”等。若不能確定收件人是哪一位,可用這樣的表達,如:“Dear Sirs”,“Dear Madam or Sir”或“To whom it may concern”等。

正文部分(body)涉外商務電子郵件的正文書寫格式絕大多數采用齊頭式。齊頭式是指正文中各部分都從每行的左邊開始,這種格式便于打字和節省時間,提高工作效率。正文是電子郵件的主要部分,大多把話題分成幾個小主題,每個小主題一段,每段一般只有一兩句話,正文由兩三個或三四個簡短的段落構成。

敬意結尾(Complimentary Closing)結尾常用敬語,表示客套和禮節,措辭應恰當。通常用“Best Regards”,“Best Wishes”,或使用“have a nice day!”“Good day to you!”等表示美好祝愿的詞組作為敬意結尾,使得電子郵件更趨向隨意體(casual style)。

簽名( Signature)通常是寄件者在信函的敬意結尾下面寫上自己的姓名。因為電子郵件是在電腦上打出來的,所以不能像傳統的外貿信函那樣可用手簽。

附件(Enclosure)電子郵件中如果帶有與郵件內容相關的附件,可用word、 excel等軟件編寫成文件報表或掃描各種形式發票、訂單或報價單等,并在郵件中說明具體文件的名稱及份數等,以便對方確認。

附言(Post)打好郵件后,若發現需要補充某些內容,可在簽名下方注明P. S. ,再附上補充的內容。但補充的內容不宜太多,常常是一兩句話。若補充的內容很多,則需另寫一封郵件,以免喧賓奪主。

If you’re reading this, there’s a good chance that you have an email account. You may well have several – perhaps separate accounts for professional and personal contacts。

如果你正在閱讀這篇文章,你肯定有一個或若干個甚至是不同賬號的私人或辦公郵箱。

It’s easy to assume that we know how to use email effectively: it’s been around for long enough. But if you find yourself struggling to communicate effectively by email, these six tips should help:

郵件這樣的溝通方式早已經滲入到了我們的生活工作中,因此可以說大多數人都能有效地使用郵件與他人交流。但如果你發現自己還沒做得足夠有效,我想以下這六點可以幫到你:

郵件第一步:問候語 Greeting

Start With an Appropriate Salutation

郵件開頭稱呼要恰當:

Some people jump straight into the text of an email without so much as a “hi”. It’s polite to add a salutation, just as you would with a letter. That might look like:

有些人寫郵件不喜歡加稱呼,甚至連簡單的“你好”都忽略,直接開始正文內容。孰不知就像在傳統的信件上一樣,寫上稱呼是一種禮貌的象征。

一般最常使用的是Dear+收信人姓名。如果是寄信給長輩或領導、客戶,加上稱謂會比較正式,平級同事或合作伙伴直接寫名字即可。

當遇到收信人不確定的時候,比如轉寄給某項目的相關人員,可以用

To whom it mayconcern,(敬啟者:)

Dear Sir or Madam,

格式需注意的是,所有greeting后面要加逗號,然后空一行開始信件正文。

郵件第二步:告知目的 Purpose

Get Straight to the Point

直奔主題

Your correspondent won’t want to wade through paragraphs of waffle– so get straight to the point. If you’re writing to someone out of the blue, don’t give them your life story before you make a request。

相信閱讀你郵件的人不會愿意仔細瀏覽你那空洞無聊的長篇大論,所以你需要直奔主題。如果你想寫封郵件安慰某個心靈受傷的朋友,開頭先把你的建議亮出來,然后再用你的親身經歷來輔助說明。

所以在詳細表述前,一般需要一句提綱挈領的話告知郵件重點。

I am writing to inquire …

寫信來詢問有關 …

I am writing inreference to …

這封信是關于 …

回信的開頭可以說

Thank you for reaching out to us regarding …

感謝您聯絡我們 …

in reference to 和 regarding 是“有關”“關于”的意思。行文中使用會比較正式,我們熟悉的about比較口語化,郵件中最好不要用。對比感受一下:

口語:I’m talking about the meeting scheduled for next week.

正式:I am writing inreference to the meeting scheduled for next week.

正式:I am writing to you regarding the possibility of scheduling a meeting for next week.

這里in reference to與regarding的一點點不同在于,inreference to用于已經跟對方提到過的事而regarding的用法比較廣泛。

NOTE:

You may well need to include more details, but if you put the important point up front, your email is more likely to get a timely response. If your question comes too far down, the recipient may not even realise that you need a reply。

當然,你需要再增加更多的細節內容。若將郵件重點放到內容的開頭,你將收到更加及時的回復信息。如果你的問題在郵件后頭,收信人可能都不會意識到你在等他回復。

郵件第三步:正文 Content

Keep it Short

內容言簡意賅

Try to keep your email as short as possible. Make the paragraphs short, too – long paragraphs can be difficult to read and take in。

盡可能將你的郵件內容寫得簡單明了。文章太長不易閱讀和吸收。

例如:

“我已將××粘帖至附件”~也是經常使用的句子:

Please review the attached documents thoroughly.

請仔細查閱附件。

I have attached the previously mentioned documents for your review.

上述所提文件已附在文章附件請查閱。

Please see the attached documents for a quotation of the requested services.

請參閱附件內的服務相關報價。

郵件第四步:

Use Numbered Points

將內容編號

If you’ve got several questions or points to make, it’s very helpful to number them. This makes it easy for the other person to respond to each one, especially if some just require a yes/no response or a single word answer. For instance:

對于那些為了咨詢或提供各種問題的郵件,最好將問題一點一點的列舉出來,以便于他人對每個問題作答,尤其當某些人更傾向于對問題只回答“是”和“否”的時候。

It’s also useful to list your questions or points as bullets in this way; if you write a single paragraph, some of your questions might get missed。

將你的問題或觀點用圖標的方式羅列出來是很實用的,倘若你用一段話將幾個點全部涵蓋,那對方有可能會漏看其中的幾點。

郵件第五步:結尾 Closing

通常我們會客氣地說,辛苦、感謝、隨時溝通之類的。

If you have any further questions or concerns, please don’t hesitate to contact me.

如果您有任何問題歡迎隨時溝通。

Thank you for your time and consideration.

感謝您的寶貴時間。

I look forward to hearing from you.

盼復。

最后要注意,結尾敬語只要首字母大寫就可以了,不用全部大寫哈!

Sincerely,

Yours sincerely,

Respectfully,

Best regards,

在北美很少人會用 Regards,Best regards,因為不是很正式,Sincerely是最保守安全的用法!

郵件第六步:

Make Your Signature Useful

充分利用郵件簽名

Do you have an email signature? (That’s the text that appears automatically at the bottom of your email。) Some people don’t use one at all; others have a funny quote or favorite saying。

你設置過郵件簽名嗎(它將會在你每次郵件內容的下方自動生成)?有些人從來都沒有使用過它,但我們也看過一些非常有意思和哲理的簽名。

Whether you’re using email for professional or personal reasons, make your signature useful for both you and your recipient. That might mean:

無論你是為了工作還是私人聊天,加注簽名對你和郵件接收者都有好處,因為這意味著可以:

Giving the link to your website

加上你的網頁鏈接

Including your work address and/or phone number

寫上你的工作地址或電話號碼

Adding links to your social media accounts

注上你的社會媒體工具帳號(例如博客,微博,論壇)

If your email provider allows it, you may even want to create several signatures to use for different purposes (e.g. one for emailing friends, one for new business contacts)。

有些郵箱甚至還提供用戶根據不同目的設計不同簽名的服務(比如:一個對朋友使用,一個對新結識的企業伙伴使用)。

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